Personel özlük dosyası, çalışanların takibi ve yönetimi, iş verimliği doğrudan etkileyen ve asla ihmal edilmemesi gereken önemli bir konudur. İş yerlerinde çalışan her personelin mutlaka bir özlük dosyası bulunur. Bu özlük dosyalarında kişilerin öğrenim bilgileri, sağlık durumları ve iş tecrübeleri gibi personelin değerlendirilmesine yön verecek çok önemli bilgiler bulunur.
Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Bir kişinin ilk işe başlamasıyla birlikte hemen özlük dosyası hazırlanır. Özlük dosyasında detaylı şekilde kimlik bilgileri, öğrenim durumu sahip olduğu sertifikalar, sağlık durumu ve yeni çekilmiş fotoğrafla birlikte özlük dosyası oluşturulur. Dosyanın dış kısmına da fotoğraf ve isim bilgileri yazılarak arşivlenir. Özlük dosyaları kişiyi ömrünün sonuna kadar takip eden dosya olduğundan özenle ve doğru şekilde doldurulması son derece önemlidir.
Personel Özlük Dosyası Ne İşe Yarar?
Özlük dosyası kişilerin iş yerlerindeki pozisyonlarının belirlenmesinde önemli bir bilgi kaynağıdır. Özlük dosyası için kişilerin kara kutusu demek yerinde bir tabir olacaktır. Kişilerin özlük dosyalarında iş tecrübeleri, kişisel becerileri ve sahip olduğu sertifikalar hakkında detaylı bilgiler bulunur. İşe yeni başlayan bir kişiyle hiç görüşme yapmadan sadece özlük dosyasındaki bilgilere göre çalıştırabilecek pozisyonlar belirlenebilir.
Personel Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Yer Alır?
Özlük dosyasında yer alan bilgileri şöyle sırlayabiliriz;
- Detaylı kimlik bilgileri
- SGK işe giriş belgeleri
- İzin Belgeleri
- Adli sicil kayıtları
- İş sözleşmesi
- Sağlık raporları
- Sahip olduğu sertifikalar
- İkametgah belgesi
- Erkekler için askerlik durum belgesi
Özlük dosyaları kişi hakkında en iyi bilgi edinme imkanını sunan dosyalardır. Bu dosyalar fiziki olarak bulundurulmakla birlikte bu konuda geliştirilen özel yazlımalar ile dijital ortamda saklanabiliyor.
Personel Özlük Dosyası Hazırlanırken Hangi Hususlara Dikkat Edilmelidir?
Özlük dosyasına yazılan bilgilerin doğru yazılması son derece önemlidir. Burada yapılacak en küçük bir yanlış kişinin iş hayatında bir takım olumsuzlukların yaşanmasına neden olabilir. Her özlük dosyası için içindekiler bölümü oluşturularak dosya planına göre belgeler takılarak muhafaza edilmelidir. Özlük dosyalarında kişiye özel bilgiler olduğundan belirli kişilerin ulaşabileceği kilitli dolaplarda muhafaza edilmesi son derece önemlidir.